PVGE
PVGE

PVGE Son en Breugel

Samen actief, samen sterk

PVGE

PVGE Son en Breugel

Samen actief, samen sterk

PVGE Koepel

Omgang persoonsgegevens bij PVGE in het kader van de AVG


De PVGE beschikt over een ledenadministratie systeem, LeaWeb, waarbij alleen gegevens worden opgeslagen die een directe relatie hebben met het functioneren van de PVGE als ouderen vereniging.
De volgende punten worden of dienen in acht genomen te worden binnen de totale PVGE organisatie:
• Wanneer de geautoriseerden zich toegang verschaffen tot LeaWeb worden ze geconfronteerd met het akkoord gaan met de gedragscode LeaWeb.
• PVGE kent formeel juridisch twee niveaus van uitvoering namelijk op koepel niveau en op verenigingsniveau. De functionerende clubs binnen de verenigingen hebben geen formele status maar functioneren vaak met autonome ledenbestanden die zijn afgeleid van LeaWeb. Daar waar dat het geval is dienen de gebruikers van dat soort bestanden zich te houden aan soortgelijke afspraken als vermeld in deze notitie. Het gebruik van clubledenbestanden in LeaWeb wordt aanbevolen.
• De digitale opslag van de LeaWeb-gegevens vindt plaats bij VAA evenals de back-ups. Op koepel niveau en soms op verenigingsniveau worden alleen de schriftelijke machtigingen opgeslagen voor automatische incasso procedures.
• Zowel op koepel niveau als op verenigingsniveau dient een bestuurslid te worden aangewezen dat zich richt op het handelen conform dit schrijven.
• Leden die inzage willen hebben in de in LeaWeb opgenomen persoonsgegevens kunnen zich wenden tot de ledenadministrateur op verenigingsniveau. Daar waar het gegevens betreft over betalingsproblemen kan men zich richten tot het secretariaat op koepel niveau.
• Vrijwilligers worden geautoriseerd om toegang te hebben tot LeaWeb als hun functioneren daar aanleiding toegeeft. Van de geautoriseerden wordt jaarlijks een lijst opgemaakt op zowel koepel niveau als afdelingsniveau door de LeaWeb-commissie. Deze lijst wordt op afdelingsniveau getoetst door het bestuur en terug gestuurd naar de LeaWeb-commissie.
• Nieuw geautoriseerden worden vooraf of tijdens de LeaWeb-training geïnstrueerd over de gedragscode en deze notitie door of namens de binnen het bestuur verantwoordelijke persoon.
• Vrijwilligers die E-mails versturen naar groepen leden doen dit in principe met de geadresseerden in bcc. (ter voorkoming van oneigenlijk gebruik)
• Data lekken dienen, indien er mogelijk sprake is van ernstige nadelige gevolgen, te worden gemeld aan: https://datalekken.autoriteitpersoonsgegevens.nl/
De afweging dient op bestuursniveau te worden genomen.(data lekken op koepelniveau door het koepel bestuur. Data lekken op afdelingsniveau, of club niveau, door het afdelings- bestuur.)
• Bij het eventueel inschrijven via de website dient de webbeheerder zorg te dragen voor het verwijderen van de persoonsgegevens na gebruik.

Enkele opmerkingen voor de afdeling Son en Breugel :

- Alle PVGE afdelingen maken gebruik van het centraal ledenadministratie systeem, LeaWeb. Binnen LeaWeb worden alléén gegevens opgeslagen die een directe relatie hebben met het functioneren van de PVGE als ouderen vereniging. Leden die inzage willen hebben tot hun in LeaWeb opgenomen persoonsgegevens kunnen zich wenden tot de ledenadministrateur op afdelingsniveau (bij ons is dat Jaap van der Gaag).
- Slechts een beperkt aantal leden heeft direct toegang tot LeaWeb. Vrijwilligers worden geautoriseerd om toegang te hebben tot LeaWeb als hun functioneren daar aanleiding toegeeft. Dit kan bijvoorbeeld gelden voor de voorzitter van een grote club die voor de administratie van zijn club van LeaWeb gebruik wil maken. Van de geautoriseerden wordt jaarlijks een lijst opgemaakt op zowel koepel niveau als afdelingsniveau door de LeaWeb-commissie. Deze lijst wordt op afdelingsniveau getoetst door het bestuur.
- Voor zover bekend maken de clubs van de PVGE Son en Breugel e.o. nog geen gebruik van LeaWeb. Deze clubs houden dus een eigen administratie (bestand) bij van de leden van de club. De gebruikers van dat soort clubbestanden dienen zich te houden aan soortgelijke afspraken als vermeld in de PVGE Koepel richtlijnen. Het gebruik van clubledenbestanden in LeaWeb wordt aanbevolen, zeker voor de grotere clubs, omdat dit een aantal voordelen kan bieden voor de clubs en het tevens dan eenvoudiger wordt om aan de AVG te voldoen.
- Vrijwilligers die e-mails versturen naar een groot aantal leden worden gevraagd dit te doen met de geadresseerden in bcc. Hierdoor kan een ontvanger dus niet zien aan wie de e-mail gestuurd is, dit ter voorkoming van oneigenlijk gebruik van de e-mail adressen. Uiteraard geldt dit niet voor kleine clubs, of commissies van enkele leden waar het juist erg handig kan zijn om te zien aan wie de E-mail gestuurd is en waardoor het ook eenvoudig is een reactie te sturen aan alle betrokkenen.

Onze voorzitter, Jac Wismans, is voorlopig de aanspreekpartner voor AVG zaken.

voorzitter@pvge-sonenbreugel.nl; Tel: 0499479471